Et fælles værktøj til kalenderstyring i Vor Frue Pastorat
Vor Frue Pastorat har i et års tid anvendt KirkeWebs intranetløsning. Læs her, hvilke erfaringer personaleadministrator Anne Birgitte Breiting har gjort sig
Vor Frue Pastorat omfatter Domkirken, Trinitatis Kirke og Sct. Andreas Kirke. Tre store kirker med meget liv og en stor personalegruppe. Anne Birgitte Breiting er pastoratets personaleadministrator, og bruger dagligt KirkeWebs intranet i sit arbejde.
- I mit arbejde med personaleadministration er intranettet fra KirkeWeb et vigtigt redskab. De øvrige medarbejdere og jeg, har især stor glæde af systemets kalenderfunktion og fildelingsmodul, fortæller Anne Birgitte Breiting, og fortsætter:
- Vi bruger kalenderen til at informere hinanden internt om forhold i forbindelse med alle aktiviteter, dvs. kirkelige handlinger som gudstjenester, morgenandagter, bryllupper, osv. Vi kan selv styre hvem der skal have adgang til hvad. Det er f.eks. smart, at præsten kan lægge salmenumre ind så kordegn, kirketjener, organist og korsanger er orienteret.
Desuden kan medarbejderne ved hjælp af intranettet, orientere sig om hvilke lokaler, personer og evt. udstyr der skal bruges hvornår, og om de er ledige og klar til brug.
- Kalenderen bliver brugt flittigt som et dagligt arbejdsredskab, og funktionerne til ressourcestyring og fildeling bruger vi i stigende grad. Kirketjenerne tjekker flere gange om dagen ind på intranettet, og kan på den måde være på forkant med diverse aktiviteter i kirken, fortæller Anne Birgitte Breiting, og konkluderer:
- KirkeWeb er virkeligt et godt redskab for os.
Videns- og fildeling skaber værdi
Intranettet fra KirkeWeb er skræddersyet kirkens behov, og giver overblik over f.eks. ansatte og frivilliges møder, ferie og fravær. Samtidig kan der deles dokumenter og debatteres – hvilket giver mulighed for vidensdeling.
- Vi har også det der hedder et filarkiv. Her lægger jeg oplysninger ind, som er fælles for de tre kirker. Alle ansatte og menighedsrådsmedlemmer har adgang til intranettets filarkiv. I filarkivet findes forskellige oplysninger, bl.a. en personalehåndbog, mødereferater og dagsordener. Filarkivet bliver løbende opdateret med de oplysninger, som modtages fra de forskellige råd og udvalg m.fl. – ligesom personalehåndbogen løbende bliver udbygget.
Anne Birgitte Breiting peger på, at det generelt er kalenderen, der opleves som en uundværlig hjælp til at koordinere kirkens aktiviteter:
- Den skal man bare have, siger hun, men understreger også værdien i videns- og fildeling:
- Som personaleadministrator har jeg stor glæde af funktionerne i intranettets filarkiv. Her kan medarbejderne selv gå ind og finde diverse blanketter, ikke mindst i forbindelse med ferie eller sygdom.
Et produkt i kontinuerlig udvikling
- Jeg var ikke med til at vælge KirkeWebs løsning, men KirkeWeb har altid fremtrådt med stor troværdighed og ekspertise på området. Vi synes det er rigtig fint, at produktet hele tiden bliver udviklet i forhold til vores behov. Vi er ofte i dialog med KirkeWeb, som lytter til vores behov, siger Anne Birgitte Breiting, og fortsætter:
- Vi er meget tilfredse med det produkt vi har nu, og er spændt på, hvilke funktioner der kommer i fremtiden.
Med fra starten
KirkeWeb har været med siden pastoratet blev etableret og indgik samarbejde med kirkerne i maj 2010.
- Vi har et godt samarbejde med de tre kirker, og vi er løbende i tæt dialog med både menighedsråd og personale i de tre kirker, siger Christian Steffensen fra KirkeWeb, der glæder sig over den tillid som udveksles mellem partnerne.
Målet med løsningerne fra KirkeWeb er, at frigøre tid fra administration til det, der skaber værdi for kirkerne. Det glæder derfor Christian Steffensen, at kirkerne oplever sig hjulpet med at kommunikere bedre og mere effektivt
- Vi oplever i øjeblikket stor interesse for fælles platforme – både i forhold til hjemmeside og intranet. Kirkerne efterspørger effektive værktøjer til at samarbejde i provstier, pastorater og sogne. Med KirkeWeb får de en god platform til at koordinere og forbedre deres interne og eksterne kommunikation, siger Christian Steffensen, der ser frem til et fortsat godt samarbejde med Vor Frue Pastorat.
