Webløsning uden flaskehals
Brugervenlig webløsning fra KirkeWeb er løftestang til optimeret kommunikation og samarbejde i Vor Frue Pastorat i København.
En sognesammenlægning kan både skabe nye muligheder og nye udfordringer. I Vor Frue Pastorat skulle tre menighedsråd fra Sct. Andreas Kirke, Trinitatis Kirke og Vor Frue til at samarbejde, ligesom at de tre menigheder skulle dele ressourser i form af både personale og lokaler. En udfordring som skabte behov for bedre kommunikation og optimeret ressoursestyring.
Vi har spurgt Geert Madsen, hvad der gjorde, at kirkerne i Vor Frue Pastorat har valgt en web- og kommunikationsløsning fra KirkeWeb. Geert er næstformand i menighedsrådet i Sct. Andreas Kirke og formand for det udvalg, der skulle finde en brugbar løsning på det nye behov.
- Vi oplevede udfordringer i forbindelse med kommunikationen. Nu skulle tre menighedsråd kommunikere, hvilket skabte behov for at optimere den interne kommunikation. Vi begyndte derfor at overveje mulighederne i et intranet, fortæller Geert Madsen, og fortsætter:
- Særligt havde vi et forøget behov for ressoursestyring. Vi skulle dele personale, lokaler og andre ressourser. Derfor var blandt andet en overskuelig og let anvendelig kalender nødvendig, både til internt og eksternt brug.
Nye værktøjer og nye muligheder
KirkeWeb er opbygget i moduler, som fungerer uafhængigt af hinanden. Det er derfor muligt at skræddersy webløsningen efter behov, og det er til enhver tid muligt at til- og fravælge moduler.
- Vi følte vi manglede nogle forskellige værktøjer til at løse de kommunikative udfordringer. Som sagt er kalenderen vigtig, men I den løsning vi er ved at få udviklet, får vi via modulerne ’Nyhedsbrev’ og ’Sms’ mulighed for at kommunikere både bredt og til forskellige brugergrupper, siger Geert Madsen.
KirkeWeb har et modul til ressourcestyringen, hvor der er mulighed for at definere hvilke ressourcer, systemet skal holde styr på. Det understøtter kirkens arbejdsgang ved at være integreret med kirkens kalender. Ved indtastning af begivenheder i kalenderen kan der samtidig bookes personer, lokaler og AV-udstyr – og systemet tjekker for evt. dobbeltbooking.
Der kan laves visuelle oversigter og kronologiske lister i kalenderen, som skaber overblik over hvornår hvilke ressourcer er booket, med mulighed for at udprinte dem.
- Vi havde nedsat et udvalg, der skulle finde en løsning. I dette udvalg indhentede vi salgs- og præsentationsmateriale fra en række forskellige udbydere. Valget faldt på KirkeWeb, der præsenterede muligheder som svarede til vores behov og ønsker.
KirkeWeb er et system med flere brugere
- Det jeg glæder mig mest over er, at vores hjemmeside ikke kun afhænger af én person. KirkeWeb har et flerbrugersystem, så enhver med ansvarsområder i kirken, selv står for at opdatere hjemmesiden, kalenderen eller filarkivet. Ligesom det er nemt at sende nyhedsmails og sms’er til forskellige brugergrupper.
